Le piège : un projet qui consomme ses provisions
Quand les provisions pour risques sont fondues dans le budget, un risque qui survient se paie avec elles sans que rien ne se voie : le budget tient, les indices restent au vert, et la marge de sécurité a disparu. On le découvre au risque suivant, quand il n’y a plus rien pour l’absorber. Waterfall sépare donc nettement trois choses : ce que le risque coûterait, ce qu’on met de côté pour lui, et ce qu’il a réellement coûté.
Un risque se chiffre comme un devis
Un risque est un événement incertain qui, s’il se produit, coûtera de l’argent et du temps. Dans Waterfall, il porte un devis propre : une structure de coûts avec ses tâches et ses lignes, qui décrit ce qu’il faudrait faire s’il survenait. Sa gravité n’est pas une note saisie à l’estime, c’est le total de ce devis propre. Qualifier un risque suppose donc de l’avoir chiffré, et c’est voulu.
Un risque porte aussi un libellé, une description, une note d’actions de mitigation, et une probabilité d’occurrence en pourcentage. Il se classe dans une matrice de risques à quatre niveaux de probabilité et quatre niveaux de gravité, dont les bornes sont fixées dans le référentiel.
La provision : la gravité pondérée par la probabilité
Tant qu’il est identifié, le risque est représenté dans la structure principale du projet par une ligne de provision, d’un montant égal à sa gravité multipliée par sa probabilité. Cette ligne relève d’une nature de coût de type provision : la ventilation du devis montre ainsi les provisions séparément de la main-d’œuvre et des achats. Elle est portée par la tâche que l’utilisateur désigne, la phase que le risque menace le plus souvent.
La provision compte au devis et au reste à engager. Elle n’entre jamais dans le budget de référence. La révision de référence conserve à part la somme de ses lignes de provision : c’est la réserve pour risques.
Exemple fictif : la constitution de la réserve
| Risque | Gravité (devis propre) | Probabilité | Provision |
|---|---|---|---|
| A — Requalification d’un composant | 200 000 € | 30 % | 60 000 € |
| B — Retard d’un sous-traitant | 100 000 € | 20 % | 20 000 € |
| Réserve pour risques de la référence | 80 000 € | ||
Le devis présenté au client inclut ces 80 000 €. Le budget de référence, lui, ne les contient pas : il ne mesure que le travail prévu.
Un réexamen à chaque revue
La probabilité et l’état de chaque risque sont réexaminés à chaque revue périodique. Chaque réexamen est daté et conservé, avec la probabilité, la gravité et l’état retenus : l’historique montre comment le regard porté sur un risque a évolué. Le devis propre reste modifiable tout au long du projet, parce qu’un risque qui survient tard ne coûte pas ce qu’on avait prévu deux ans plus tôt, et que le planning dans lequel il devra s’insérer a changé.
Un risque est dans l’un de trois états :
- identifié : il porte une provision ;
- écarté : il ne peut plus se produire, sa provision cesse de peser sur le devis ; il peut redevenir identifié ;
- survenu : ce n’est plus un risque mais un fait, et la transition est définitive.
La grille de suivi des risques est le registre qu’on parcourt en revue. Elle présente chaque risque avec sa probabilité, sa gravité, sa provision, son état et la date de son dernier réexamen, colorés selon la matrice. Elle sépare trois totaux : les provisions des risques identifiés, et celles que portaient dans la référence les risques survenus et les risques écartés, avec la réserve en regard.
La survenance : du risque au fait
Quand un risque survient, les tâches et les lignes de son devis propre sont fusionnées dans la structure principale de la révision en cours, comme des tâches ajoutées en cours d’exécution. Elles portent un montant budgété nul, et pour montant réestimé celui du devis propre. La ligne de provision disparaît.
La survenance ne déplace pas la référence : seul un avenant le fait. Le total du devis propre au moment de la déclaration est figé : c’est le coût à la survenance.
La couverture des risques
À chaque revue, Waterfall met en regard la réserve pour risques de la référence et ce que les risques représentent aujourd’hui : les provisions des risques encore identifiés, plus le coût à la survenance des risques survenus. La différence, signée, est l’écart de couverture.
écart de couverture = réserve de la référence − (provisions restantes + coûts à la survenance)Suite de l’exemple
Dix-huit mois plus tard, le risque A survient. Son devis propre, réévalué avant la déclaration, s’élève à 240 000 €. Le risque B est toujours identifié, mais sa probabilité est ramenée à 10 % : sa provision passe à 10 000 €.
| Réserve pour risques de la référence | 80 000 € |
| Provision restante (B, identifié) | 10 000 € |
| Coût à la survenance (A) | 240 000 € |
| Écart de couverture | −170 000 € |
|---|
L’écart négatif dit que les risques coûtent plus que ce qui avait été réservé. Les 240 000 € entrent au reste à engager et dans la projection du chef de projet, et l’indice de coût se dégrade en conséquence. Le budget de référence, lui, n’a pas bougé : le projet ne peut pas paraître tenir son budget en consommant sa réserve.
Les risques à l’échelle du portefeuille
La vue des risques du portefeuille totalise les provisions de tous les projets, classe les risques les plus lourds tous projets confondus, remplit la matrice de risques avec le nombre de risques par case, et agrège la couverture : la réserve de référence face aux provisions restantes et au coût des risques survenus. L’entreprise voit ainsi ce qu’elle porte d’incertain, et ce que ses provisions sont devenues.