Deux documents qui finissent toujours par diverger
Dans beaucoup d’entreprises, le planning d’une affaire vit dans MS Project et son chiffrage dans un classeur Excel. Les deux partent du même découpage, puis s’éloignent. Une phase est replanifiée, mais son coût reste sur les anciens mois. Une tâche est découpée en trois dans le planning, et le chiffrage garde une seule ligne. Au bout de quelques revues, plus personne ne sait lequel des deux fait foi, et la courbe des dépenses prévues ne correspond plus au planning qu’elle est censée refléter.
Waterfall supprime la question à la source : il n’y a qu’un arbre.
Une tâche porte ses lignes de devis
Une structure de coûts est un arbre de tâches. Vu du côté du temps, c’est le planning : durées, dates, liaisons. Vu du côté de l’argent, c’est le devis : chaque ligne de devis est portée par une tâche et hérite de ses dates. Chiffrer consiste donc à accrocher des lignes aux tâches, et non à construire un second arbre.
Une ligne se chiffre de deux façons, selon la nature de sa catégorie de coût :
- Main-d’œuvre : on choisit un rôle de ressource dans l’organigramme, par exemple « Ingénieur d’essais ». Le rôle détermine la catégorie de coût, donc le taux horaire. La ligne porte une charge en heures.
- Hors main-d’œuvre (fourniture, sous-traitance, frais) : on choisit directement la catégorie, et la ligne porte une quantité et un débours, c’est-à-dire un coût unitaire.
Deux cas particuliers rendent le modèle complet. Une tâche récapitulative peut porter ses propres lignes, pour les coûts qui ne se rattachent à aucune tâche précise : frais généraux, licences, assurances. Un jalon, tâche de durée nulle, peut lui aussi porter des lignes : c’est ainsi que se chiffrent un acompte de sous-traitance ou la réception d’une fourniture.
Exemple fictif
La tâche « Essais de qualification », d’une durée de trois mois, porte trois lignes de devis.
| Ligne | Nature | Calcul | Montant |
|---|---|---|---|
| Ingénieur d’essais | Main-d’œuvre | 420 h × 82 €/h | 34 440 € |
| Technicien d’essais | Main-d’œuvre | 300 h × 61 €/h | 18 300 € |
| Location du banc | Hors main-d’œuvre | 3 mois × 4 500 € | 13 500 € |
| Total de la tâche | 66 240 € | ||
Si la tâche glisse de quatre mois et passe sur l’année suivante, ses 66 240 € glissent avec elle. Le plan de charge des deux rôles, la courbe des dépenses prévues et l’application de l’inflation suivent, sans aucune ressaisie.
Ce que l’arbre commun donne sans rien demander de plus
Parce que chaque ligne est inscrite dans le temps par sa tâche, quatre calculs en découlent directement :
- la valeur planifiée, en étalant les montants budgétés sur les dates des tâches de la révision de référence ;
- l’inflation, appliquée à chaque ligne selon l’année où sa tâche la consomme ;
- les décaissements, en décalant ces mêmes dates du délai de paiement de chaque ligne (nul pour la main-d’œuvre) ;
- la valeur acquise, acquise tâche par tâche, quand le reste à engager de l’une d’elles tombe à zéro.
Waterfall n’établit aucune conversion entre une durée et une charge. La durée se saisit sur la tâche, la charge sur la ligne. Le calendrier du rôle sert seulement à convertir l’une en dates et l’autre en répartition mensuelle, d’où le plan de charge : combien d’heures, de quel rôle, quel mois. C’est cette vue que le manager compare ensuite à la capacité de chaque rôle, sur l’ensemble du portefeuille.
Une planification familière aux utilisateurs de MS Project
Les plannings arrivent souvent de MS Project, et leurs auteurs aussi. Waterfall suit donc délibérément son fonctionnement :
- un mode de planification par tâche : automatique, où les dates découlent de la durée, des liaisons et du calendrier, ou manuel, où l’utilisateur les fixe ;
- les quatre types de liaisons (fin à début, début à début, fin à fin, début à fin), avec un décalage ;
- la marge totale et le chemin critique ;
- des calendriers par rôle de ressource, qui donnent les heures travaillées de chaque jour de la semaine.
La saisie passe par une seule grille : arbre pliable, indentation au clavier, recalcul immédiat. Le diagramme de Gantt se consulte mais ne se modifie pas, pour qu’un geste n’ait jamais un effet différent selon la vue où on le fait. Deux vues servent à communiquer : l’arborescence de tâches (WBS), mise en page pour une feuille A4 avec la profondeur choisie, et des chronologies nommées, qui ne montrent que les tâches et jalons qu’on y a inscrits, pour un comité de direction, un client ou une équipe.
Les échanges avec MS Project, dans les deux sens, sont décrits avec les autres échanges de fichiers.
Le lotissement, pour répondre dans les termes de la commande
Le lotissement reproduit le découpage du bon de commande en postes, lots et livrables. Il est facultatif : le chiffrage et le pilotage se font sans lui. Mais il rend deux services. Il engendre un squelette de planning, une tâche récapitulative par poste et par lot, une tâche par livrable et un jalon de fin, ce qui évite de ressaisir la structure de l’affaire. Et chaque poste ou lot restant rattaché à sa tâche, on peut filtrer le planning et le devis sur l’un d’eux, puis présenter au client un devis organisé comme sa commande.
Les sous-projets, maille du rapprochement comptable
Un second découpage, indépendant du premier, regroupe les lignes de devis en sous-projets, dont les codes sont ceux que l’ERP attribue à la commande. C’est sur ces codes que les dépenses sont imputées, jamais sur une tâche. Le sous-projet est donc la maille la plus fine où le budget et la dépense se rejoignent, et celle de l’avancement financier. Ses codes n’existent qu’à la commande, ce qui tombe bien : avant elle, il n’y a aucun coût réel à rapprocher.