Le défaut qui rend tant d’outils optimistes
Beaucoup d’outils de suivi ne gardent qu’un montant par ligne : la prévision du moment. Tant que rien ne bouge au contrat, l’écart au budget reste visible. Mais à la signature d’un avenant, le budget est recalculé à partir de la prévision courante, et la dérive accumulée jusque-là disparaît dans le nouveau budget. Le projet repart avec des indices au vert, alors qu’il n’a rien rattrapé.
Ce défaut ne se voit pas dans les écrans : il se voit dans les bilans de fin de projet, quand plus personne ne sait expliquer l’écart final.
Un montant budgété, un montant réestimé
- Le montant budgété est celui que la révision de référence a fixé, inflation comprise, à l’année où la ligne sera consommée. Il ne change que lorsqu’un avenant produit une nouvelle révision de référence.
- Le montant réestimé est celui que chaque revue périodique met à jour.
Le budget de référence est la somme des montants budgétés, hors lignes de provision. Le reste à engager, montant des dépenses qu’il reste à engager pour terminer le projet, se lit sur les montants réestimés. Ce n’est pas un objet de plus : ce sont les mêmes lignes de devis, dans la structure principale de la révision courante, lues par leur autre montant.
Exemple fictif : un avenant sur un lot qui dérive
Le lot « Développement logiciel » est budgété 120 000 €. À la quatrième revue, il est réestimé à 150 000 €. Le client signe alors un avenant qui ajoute une fonction, chiffrée 40 000 €.
| Budget de référence | Prévision | Écart | |
|---|---|---|---|
| Avant l’avenant | 120 000 € | 150 000 € | −30 000 € |
| Fonction ajoutée par l’avenant | +40 000 € | +40 000 € | |
| Après, avec un seul montant par ligne | 190 000 € | 190 000 € | 0 € |
| Après, dans Waterfall | 160 000 € | 190 000 € | −30 000 € |
Avec un seul montant, la dérive de 30 000 € est effacée par l’avenant. Dans Waterfall, l’avenant ne déplace que le budget des lignes qu’il désigne : la dérive reste visible.
Le reste à engager, tâche par tâche
Ce qu’une ligne pèse dans le reste à engager dépend de l’état de sa tâche :
- une tâche non démarrée vaut ce que la référence prévoyait, corrigé de l’inflation si elle a glissé dans le temps, à moins que le chef de projet ne l’ait réestimée ;
- une tâche démarrée vaut ce que le chef de projet réestime ;
- une tâche terminée vaut zéro. C’est d’ailleurs la saisie d’un reste à engager nul qui la termine, et qui lui fait acquérir sa valeur.
Le chef de projet déclare le démarrage d’une tâche depuis un tableau Kanban. La grille de reste à engager n’expose par défaut que les tâches démarrées, pour ne pas noyer la revue sous des centaines de lignes inchangées. Mais un projet ne se déroule pas toujours comme prévu, et la grille permet aussi de réestimer une tâche avant qu’elle commence, ou d’ajouter du travail qui n’avait pas été prévu. Deux repères accompagnent la réestimation : la référence, ce qui avait été promis, et la revue précédente, ce qui avait été estimé la dernière fois.
Le travail non anticipé ne touche pas au budget
Une tâche ou une ligne ajoutée après la référence porte un montant budgété nul. Elle pèse sur le reste à engager, jamais sur le budget de référence. Elle augmente donc la projection à terminaison et dégrade l’indice de coût, et c’est exactement ce qu’elle doit faire : du travail imprévu est une dérive, pas un nouveau budget. Il en va de même pour un risque survenu, dont les tâches entrent dans le projet avec un montant budgété nul.
L’avenant, seul événement qui déplace la référence
Un avenant se prépare comme une structure différentielle : des tâches ajoutées, d’autres allongées ou retardées, d’autres devenues inutiles, avec les lignes de devis qui les accompagnent. Plusieurs différentiels peuvent coexister pendant une négociation, et chacun est fusionné ou abandonné indépendamment.
À la contractualisation, le différentiel est fusionné dans la structure principale, et la révision qui en résulte devient la nouvelle référence. La fusion obéit à trois règles :
- elle ne modifie que les montants budgétés des lignes que le différentiel désigne, et conserve les montants réestimés de toutes les lignes ;
- une tâche déjà démarrée n’est jamais retirée : son reste à engager est porté à zéro, ce qui la termine et fige sa valeur acquise sur ce qui a été fait ;
- elle présente un compte rendu avant d’être appliquée (lignes ajoutées, modifiées et retirées, tâches qui seront terminées) et s’applique en une seule opération, ou pas du tout.
Le budget de référence et les jalons contractuels se déplacent alors, et c’est le seul événement qui le permet. Sur la courbe des coûts cumulés, ce déplacement apparaît comme une marche datée : ce n’est pas une anomalie, c’est l’événement du contrat.
La revue périodique, au rythme de l’entreprise
Une revue est un nouveau chiffrage, pas une simple relecture. Le reste à engager est souvent recueilli auprès des responsables de lots dans Excel : Waterfall exporte le reste à engager courant, le fichier circule, puis il est réimporté. Chaque ligne retrouve la sienne par son identifiant, seules les grandeurs réestimées sont modifiées, et une ligne oubliée dans un onglet garde simplement sa valeur. Le détail de ces échanges est décrit avec les échanges MS Project, Excel et ERP.
Au niveau de l’entreprise, la vue « santé du pilotage » du portefeuille signale les projets dont la dernière revue est plus ancienne que le délai maximal fixé dans le référentiel. Les indicateurs ne valent que ce que valent les revues qui les alimentent.