Une liste fermée d’échanges
Waterfall n’échange de données de projet avec l’extérieur que par sept flux, tous déclenchés depuis Waterfall par un utilisateur habilité :
| Données | Sens | Format | Quand |
|---|---|---|---|
| Planning | MS Project → Waterfall | XML MS Project | à la demande |
| Planning | Waterfall → MS Project | XML MS Project | à la demande |
| Devis | Excel → Waterfall | Excel « Devis » | en phase de chiffrage |
| Devis | Waterfall → Excel | Excel « Devis » | à la demande |
| Reste à engager | Excel → Waterfall | Excel « Reste à engager » | à chaque revue |
| Reste à engager | Waterfall → Excel | Excel « Reste à engager » | à chaque revue |
| Coûts réels | Excel → Waterfall | Excel « Coûts réels », extrait de l’ERP | à chaque revue |
Pourquoi une liste fermée ? Parce que chaque échange doit avoir un format, un contrôle et une règle de rejeu spécifiés. Un échange non déclaré échapperait à ces règles.
Trois règles communes à tous les imports
- Un compte rendu avant application. Lignes lues, lignes rejetées avec leur motif, écarts avec les données existantes : l’utilisateur voit l’effet du fichier avant que le projet ne soit modifié. Abandonner à cette étape laisse le projet inchangé.
- Une seule opération. L’import est appliqué en entier ou pas du tout. Un incident ne peut pas laisser un devis ou des coûts importés à moitié, ce qui fausserait les indicateurs sans que rien ne le signale.
- Jamais dans une révision marquée. Les imports s’appliquent à la révision en cours d’élaboration. Si le projet n’en a pas, l’import en crée une à partir de la dernière révision marquée.
MS Project : un aller-retour sans perte
Le premier planning d’un projet vient souvent de MS Project. Waterfall importe les fichiers au format XML de MS Project 2010 et suivants : pour chaque tâche, son libellé, sa description, sa position dans l’arbre, sa durée, son mode de planification et, en mode manuel, ses dates ; les liaisons avec leur type et leur décalage. Une tâche feuille de durée nulle devient un jalon. Une tâche portant une contrainte de date est importée en mode manuel aux dates du fichier, et le compte rendu le signale.
Certaines choses ne sont jamais importées : l’avancement, les ressources, les calendriers, les coûts et les champs personnalisés. Ressources et calendriers sont gérés exclusivement par Waterfall, et le compte rendu dit ce qui a été ignoré.
À l’export, chaque tâche porte son identifiant Waterfall et son calendrier. Réimporté après avoir été retravaillé dans MS Project, le planning met à jour les tâches existantes sans toucher à leurs lignes de devis ni à leur état ; les tâches nouvelles sont créées. Et un planning exporté puis réimporté sans modification revient identique, sans aucun écart au compte rendu : c’est la preuve que les deux outils calculent les mêmes dates à partir des mêmes durées et des mêmes calendriers.
Excel : le devis et le reste à engager
Les devis sont souvent construits dans Excel avant d’arriver dans un outil. Le format « Devis » présente une synthèse puis un onglet par lot du lotissement. L’import repose sur l’identifiant que porte chaque ligne : une ligne connue est mise à jour (quantité, charge ou débours, rôle, sous-projet, délai de paiement) sans toucher à son montant budgété ; une ligne sans identifiant est créée ; une ligne absente du fichier est supprimée, sauf si sa tâche a démarré. Réimporter le même fichier donne le même devis.
Le format « Reste à engager » sert aux revues périodiques. Le fichier exporté part chez les responsables de lots, revient complété, et chaque ligne retrouve la sienne. Seules les grandeurs réestimées sont modifiées, jamais les montants budgétés, et une ligne absente du fichier garde sa valeur.
Les formats Excel sont versionnés : un fichier préparé sur un modèle périmé est refusé avec un message qui nomme le format attendu, au lieu d’être mal interprété. Et leurs en-têtes ne dépendent pas de la langue de l’interface : un devis exporté par un utilisateur francophone se réimporte chez un collègue anglophone.
L’ERP : des coûts réels sans double comptage
Waterfall ne produit pas les coûts réels : il les reçoit de l’ERP, par une extraction Excel sur une période donnée. Il n’entretient aucune connexion directe avec l’ERP.
- Le numéro de pièce identifie chaque écriture. Les extractions se font de date à date et deux périodes peuvent se recouvrir : une écriture déjà importée est mise à jour au lieu d’être comptée deux fois. Deux imports du même fichier donnent le même total.
- L’imputation se lit dans l’élément d’OTP. Le code d’imputation de l’ERP porte le code du projet et celui du sous-projet. Une écriture d’un autre projet est rejetée ; une écriture dont le sous-projet n’est pas encore déclaré est conservée, et rattachée dès que ce sous-projet est créé.
- Une écriture peut être exclue du périmètre suivi. La comptabilité enregistre tout ce qui est imputé à un projet ; le pilotage ne suit que ce qui a été budgété. Une écriture exclue reste consultable mais n’entre dans aucun indicateur, et son exclusion survit aux imports suivants.
- Chaque import est journalisé : date, auteur, période extraite, lignes créées, mises à jour et ignorées.
Le rapprochement entre dépense et budget se fait à la maille du sous-projet, la seule où les deux mondes se rejoignent : les pointages et les factures ne s’imputent jamais sur une tâche. C’est sur cette base que se calculent l’avancement financier et l’indice de coût.